GUIDE DE L’EXPOSANT
VOS CONTACTS TECHNIQUE
Anaïs RAMBOZ
a.ramboz@ap-media.fr
07 66 46 29 64
Thomas VANHERSECKE
t.vanhersecke@ap-media.fr
07 68 54 40 84
INFORMATIONS PRATIQUES
HORAIRES D’INSTALLATION ET DEMONTAGE
| DATES | Installation exposants | Accueil des exposants | Ouverture du salon au public | Démontage exposants |
|---|---|---|---|---|
| 22 mai 2024 | 14h00-18h00* | |||
| 23 mai 2024 | A partir de 7h30 | 8h30-17h30 | A partir de 17h30 |
* Si vous faites appel à un standiste et que le délai est trop court, merci de nous en informer
LIVRAISON DE COLIS ET MATERIEL
- Livraison uniquement le 22 mai de 8h00 à 19h00.
- Chaque colis devra porter l’étiquette fournie ci-dessous dûment complétée.
- Si le matériel doit être récupéré, l’enlèvement par transporteur devra se faire le soir du démontage. Le parc des expositions ne dispose pas d’alvéoles de stockage
ETIQUETTE DE LIVRAISON
AP Média ou le Parc des expositions ne peuvent être tenus responsables en cas de casse / vol. Aucune des deux structures ne se chargera des frais de réception, dédouanement ou autre (port payé). Il faudra veiller à bien identifier et sécuriser votre matériel.
ACCES EXPOSANTS
TARBES EXPO PYRENEES CONGRES – Hall 1 – Vignemale
Boulevard du Président Kennedy, 65000 Tarbes
L’accès des véhicules des exposants est autorisé à proximité du Hall 1 pendant les périodes d’installation et de démontage des stands. Il se fait par la Rue des Evadés de France. Quelques places de stationnement sont disponibles à cet endroit.
SERVICES SUR LE SALON
• RESTAURATION
Vous avez la possibilité de commander une prestation cocktail pour votre stand auprès de notre traiteur, qui sera à venir récupérer directement à l’espace restauration, le jeudi 23 mai avant 12h00. Plusieurs espaces cocktails seront à votre disposition pour le cocktail déjeunatoire offert par l’organisation et il sera possible de se restaurer sur place (snacking + plats chauds) à l’espace restauration auprès du traiteur officiel du salon :
L’éveil du goût – situé à Lourdes. Contact : Pascal MARTHE – 06 88 96 83 63 – pascalmarthe65@gmail.com
Deux foodtrucks seront également présents :
Aux Délices du Jardin – situé à Tarbes. Contact : Thibault DUJARDIN – 06 66 58 27 37
La Petite Vadrouille 65 – situé à Saint-Pé-de-Bigorre. Contact : Jean-Luc VALIERE – 06 03 99 84 72.
AMENAGEMENTS DU STAND
STAND CLE EN MAIN
L’organisateur met à la disposition des exposants des cloisons de stand en bon état. Afin de maintenir la qualité de ce matériel, l’exposant ne doit pas utiliser d’autres accroches que des cimaises, des chainettes et crochets, de la patafix ou du scotch (non fournis par l’organisateur).
Exemple d’un stand de 9m2
A chaque superficie de stand correspond un équipement
| Surfaces stand | Dotation(s) | Rampe(s) de spots |
|---|---|---|
| 6m² – 12m² | 1 | 1 |
| 18m² | 2 | 2 |
| 27m² | 3 | 3 |
| 36m² | 4 | 4 |
Composition de mon stand équipé :
- Cloisons de mitoyenneté, couleur blanc (hauteur 2,50m), traverse de façade en structure foncée,
- Enseigne drapeau double face 60*20cm,
- Accès pour alimentation électrique, prévoir des rallonges (non fournies par l’organisateur),
- 1 rampe de 3 spots lumineux,
- Moquette sur les stands (enlèvement du polyane à votre charge le jour de votre installation),
- 1 dotation mobilier comprenant : 1 table rectangulaire (1.10 x 0,70) + 3 chaises. Si vous souhaitez installer votre propre mobilier, nous pouvons enlever la dotation fournie avec votre stand.
STAND NU
Le stand nu est livré avec un accès électrique et moquette mais sans enseigne, sans cloisons, sans mobilier, sans spots lumineux (à votre charge). Tout aménagement de stand dépassant une hauteur de 2,50 mètres doit être soumis à l’approbation de l’organisateur du salon, nous faire parvenir un plan décorateur.
COMMANDE MOBILIER SUPPLEMENTAIRE
Pour toute commande de mobilier supplémentaire, celle-ci passe directement par notre prestataire Lign’E.
Rendez-vous sur leur site : https://lign-e.com/showroom/salon-maires-hautes-pyrenees-2024/
Sélectionnez le mobilier que vous souhaitez dans votre panier, créez votre compte et validez votre commande.
Pour toute question n’hésitez pas à contacter directement Lign’E par e-mail à :
lignexpo@lignexpo.com ou par téléphone au 06 10 20 03 60.
COMMISSION DE SECURITE
Passage de la commission de sécurité, le 22 mai 2023. Les aménagements doivent être terminés. Présence obligatoire du responsable de votre stand si vous exposez des produits dangereux. Le chargé de sécurité du salon examinera la conformité de votre stand.
Les exposants devront lui fournir les procès-verbaux de classement au feu des matériaux de décoration utilisés et de montage de stand si fait par un standiste.
GARDIENNAGE
L’organisateur se charge de la surveillance générale du salon dans les meilleures conditions mais il s’agit d’une obligation de moyens et non de résultat. La surveillance des aménagements des stands demeure sous la responsabilité exclusive de l’exposant (ne laisser aucun objet de valeur en dehors des heures d’ouverture, être particulièrement vigilant durant les périodes de montage et de démontage des stands).